Hexspoor verdubbelt productiviteit met digitale orderpickkarren van Pcdata

Hexspoor heeft de productiviteit van het orderpickproces verdubbeld. Het snelgroeiende e-fulfilmentbedrijf heeft daarvoor vijf digitale orderpickkarren van Pcdata aangeschaft. Bijkomend voordeel van het nieuwe orderpickproces is dat het aantal fouten nog verder is teruggedrongen, terwijl de inwerktijd van nieuwe medewerkers drastisch is verkort. “Maar ook onze ervaren orderpickers hebben profijt van deze nieuwe werkwijze.”

De oorsprong van Hexspoor ligt in de boekbinderij. Het familiebedrijf maakte furore met otabind, een bindtechniek die ervoor zorgt dat boeken tijdens het lezen open blijven liggen. Deze uitvinding bezorgde Hexspoor veel opdrachten voor het binden van onder meer jaarverslagen, catalogi, kunstboeken en kookboeken. “Met de opdrachten voor jaarverslagen kregen we steeds vaker de vraag of we ook de distributie konden verzorgen. Dat was het begin van onze fulfilmentactiviteiten”, vertelt Susanne Bolck, verantwoordelijk voor de fulfilmentactiviteiten.

Fulfilment is inmiddels e-fulflilment geworden. Het klantenbestand van Hexspoor bestaat voornamelijk uit niet commerciële webshops/bestelplatformen. Daartoe behoren non-profit organisaties zoals musea, kennisinstellingen en goededoelenorganisaties. “Daarnaast werken wij ook als de marketing afdeling van corperate bedrijven zoals Kobelco, fabrikant van graafmachines. Wij verwerken de bestellingen van de fanshop waar mensen schaalmodellen of werkkleding met logo kunnen kopen”, legt Bock uit. “Wat deze klanten anders maakt dan commerciële webshops, is dat het runnen van een webshop geen kernactiviteit is. Dat betekent dat wij veel meer diensten leveren dan alleen fulfilment, denk aan de inrichting van webshops, de klantenservice en de financiële rapportages.”

Niet meer efficïent genoeg

Voor de fulfilmentactiviteiten beschikt Hexspoor in Boxtel over een warehouse met 18.000 palletlocaties en 4.000 picklocaties. Afhankelijk van drukte werken hier 40 tot 65 mensen. “Het aantal orders groeit met dertig procent per jaar, al zo’n tien jaar op rij. Die groei hebben we ook nodig. Omdat het om niet commerciële webshops gaat, ligt het aantal orders per klant niet zo hoog. In het warehouse liggen relatief veel langzaamlopers”, zegt Michel Muller, operationeel manager van Hexspoor. “Dat betekent overigens niet dat snelheid en kwaliteit niet belangrijk is. Integendeel: ook wij hanteren marktconforme cut-off tijden. En als wij een fout maken met een bestelling, heeft dat een groot afbreukrisico tot gevolg voor het betreffende bedrijf of non profit organisatie.”

Vanwege de groei zag Hexspoor zich genoodzaakt op zoek te gaan naar nieuw orderpicksysteem. De bestaande werkwijze op basis van barcodescanning was niet langer efficiënt genoeg. De medewerkers waren bijvoorbeeld gewend om de pickopdrachten zelf te selecteren Muller: “Omdat de producten per klant bij elkaar liggen, vinkten ze vaak alle orders van één klant aan. Maar met tweehonderd relatief kleine klanten leidt dat nog niet automatisch tot een efficiënte looproute door het warehouse. Medewerkers verzamelden misschien wel alle orders voor een klant als Greenpeace, maar niet de orders van andere klanten in de buurt.”

Digitale orderpickkarren

Hexspoor heeft verschillende orderpicksystemen onderzocht, van manuele tot grotendeels gemechaniseerde oplossingen. De keuze viel op PickCart, de oplossing van Pcdata met digitale orderpickkarren. “Een sterk geautomatiseerde oplossing was voor ons niet interessant. Een belangrijk deel van onze toegevoegde waarde zit in onze flexibiliteit. Wij willen in ons proces niet worden beperkt door bijvoorbeeld de beperkte afmetingen van een kunststof bak. Met de PickCarts van Pcdata kunnen we nog steeds alle kanten op”, licht Bolck toe.

De digitale orderpickkarren van Pcdata tellen elk twintig locaties voor twintig bakken. Alle locaties zijn voorzien van de nieuwste generatie displays, die laten zien hoeveel stuks van elk artikel in de bak moeten worden gelegd. Een tablet op de kopzijde van elke kar geeft aan welke picklocatie aan de beurt is. “De orders komen uit de warehouse management module van ons ERP-pakket Exact. De intelligentie zit echter in Pcdata’s PickCart Server systeem dat het orderpickproces aanstuurt”, weet Muller.

Tablet met navigatiefunctie

Hexspoor beschikt over vijf orderpickkarren, waarmee doorgaans twintig orders tegelijk kunnen worden verzameld. Als het om grote orders gaat, kunnen de twintig kleinere bakken op de karren worden verruild voor acht grotere bakken. Bij het samenstellen van de batches voor de orderpickkarren houdt het systeem van Pcdata rekening met de verschillende cut-off tijden. De orders met de eerstvolgende cut-off tijd krijgen altijd prioriteit. Daarna rekent het systeem uit welke samenstelling tot de kortste loopafstanden leidt. Vervolgens wordt per batch een formulier geprint. “Door de orders op het formulier te scannen en op de knop van één van de displays te drukken, worden de orders aan de bakken gekoppeld”, weet Muller.

Tijdens zijn looproute wordt de orderpicker optimaal ondersteund. De tablet met navigatiefunctie toont niet alleen het locatienummer, maar ook de kortste looproute naar elke picklocatie. Eenmaal op de locatie aangekomen, volstaat het scannen van de barcode op het artikel om de displays te laten branden. Met een druk op de knop van het display kan elke pick worden bevestigd.

400 orders tegelijk

Voor alle eenregelige orders heeft Hexspoor in samenwerking met Pcdata een afwijkend orderpickproces opgezet. In dat geval worden de verzamelde artikelen in willekeurige bakken gelegd. Op de inpakstations worden die vervolgens stuk voor stuk ingepakt en verzendklaar gemaakt. “Op die manier kunnen we in één rondgang door het warehouse soms wel 400 orders tegelijk verzamelen”, weet Muller

De meeste picklocaties bevinden zich op grondniveau, maar voor een aantal moeten de orderpickers de hoogte in. Daarvoor gebruikt Hexspoor één van de drie hoogbouwtrucks in het warehouse. Een medewerker gaat met die truck inclusief orderpickkar de lucht in. Muller: “Vroeger kwam een medewerker vaak pas tijdens zijn rondgang erachter dat hij een hoogbouwtruck nodig had. Die moest dan eerst worden opgehaald, als de truck tenmiste vrij was. Nu voegt het systeem al deze orders samen tot één batch voor de hoogbouwtruck”

Productiviteit verdubbeld

Bolck en Muller hebben meerdere leveranciers van orderpickkarren geraadpleegd. Dat de keuze op Pcdata viel, heeft onder meer te maken met de prijs/kwaliteitverhouding, de intelligentie in het besturingssysteem en de wederzijdse klik. “De mensen van Pcdata konden met ons meedenken, begrepen onze processen en konden uitvoeren wat wij voor ogen hadden”, aldus Bolck, die wijst op de hoogbouwtruck die Hexspoor gebruikt voor orderpicking. “Pcdata heeft hiervoor een speciale, robuuste kar gemaakt, waarbij de tablet niet aan de kopzijde maar naast de bakken is gemonteerd. De displays zijn in de kar verzonken, zodat ze bij het oppakken door de hoogbouwtruck niet worden kapot gestoten door het vorkenbord.”

Dankzij de PickCarts van Pcdata is de productiviteit van de orderpickers verdubbeld. Het aantal pickfouten is naar verwachting eveneens gedaald. “Dankzij de displays op de karren is de kans vrijwel nihil dat artikelen in de verkeerde bak belanden”, vertelt Muller. Daarnaast zorgt het nieuwe orderpickproces ervoor dat nieuwe medewerkers het werk sneller onder de knie hebben. Terwijl het vroeger twee of drie weken duurde voordat iemand de gewenste productiviteit haalde, is dat nu al na enkele dagdelen. Fouten maken is met de digitale orderpickkarren bijna niet meer mogelijk. Dankzij de navigatiefunctie op de tablet kunnen zij zich op elk moment tijdens de rondgang goed oriënteren en de weg naar de volgende picklocatie vinden. Bolck: “Maar ook onze ervaren orderpickers hebben profijt van die navigatiefunctie.”.