Stipt om half twee ’s nachts starten de chauffeurs van bakkerij Borgesius met het laden van hun vrachtauto’s. Af en toe zorgde dat strakke tijdschema voor werkdruk onder de eindverdelers. Dankzij het Performance Dashboard van Pcdata, is de rust in de verdeelstraten teruggekeerd, tevens zijn de kosten enorm verlaagd. Willy Boneschansker van Borgesius: “We kunnen nu veel strakker plannen dan voorheen.”

Elke dag voorziet Borgesius128 Jumbo-supermarkten in Noord-Nederland van dagverse broodproducten. Zowel het gesneden als ongesneden brood komt uit de eigen bakkerij in Veenoord, maar daarnaast levert Borgesius via de zusterbedrijven uit de Bake Five-groep een groot aantal andere producten. “Die worden gepickt op bakkerij-niveau, via crossdocking aangevoerd bij ons en vervolgens samen met onze eigen dagverse producten naar de winkels vervoerd. Bij elkaar opgeteld bieden we een assortiment van tweehonderd producten aan”, vertelt Willy Boneschansker, locatiemanager van de bakkerij uit Zuidoost-Drenthe.

De negentien vrachtauto’s van Borgesius gaan voor het krieken van de dag op weg om de winkels uiterlijk half acht ’s ochtends van brood te voorzien. “Dan hebben ze in de winkels nog een half uur tot openingstijd om het brood in de schappen te leggen. Dat strakke schema halen we echter alleen als onze chauffeurs om half twee ’s nachts starten met het laden van de vrachtauto’s. Dan moet het verdeelproces dus klaar zijn”, verklaart Boneschansker.

Groen of rood scherm

Borgesius was begin jaren negentig één van de eerste bakkerijen in Nederland die PCdata inschakelde voor aansturing van het verdeelproces. Het warehouse management systeem Distrib vertelt de voorverdeler hoe hij de kratten brood uit de bakkerij over de vier verdeelstraten moet verdelen. Vervolgens geeft Distrib per verdeelstraat middels put-to-light aan hoeveel stuks elke winkel dient te ontvangen.

Sinds kort gebruikt Borgesius nu ook het Performance Dashboard van Pcdata. Twee grote schermen boven de verdeelstraten geven de eindverdelers inzicht in de voortgang van de operatie. Als de straat  groen kleurt, lopen de eindverdelers op schema. Is de straat rood, dan is er sprake van een achterstand. “Ze kunnen exact zien wanneer ze gereed moeten zijn en of ze die deadline ook gaan halen. Met name als bij acties of rond feestdagen de volumes groot zijn, is deze informatie cruciaal”, vertelt Boneschansker.

Het Performance Dashboard heeft voor rust op de werkvloer gezorgd, merkt de locatiemanager in Veenoord. “Als ze bij start van het werk een groot aantal stapels zien staan, raken ze niet meer van de wijs. Nu zien ze op de schermen snel hoe druk het daadwerkelijk is en of ze nog even tijd hebben voor koffie. De werkdruk is volledig verdwenen.”

Veel strakker plannen

Het Performance Dashboard verschaft niet alleen de eindverdelers, maar ook hun leidinggevende inzicht in de voortgang. Als het scherm voor één verdeelstraat structureel op rood staat, kunnen zij een extra medewerker inschakelen of eventueel zelf bijspringen totdat het rood heeft plaatsgemaakt voor groen. Boneschansker: “Die mogelijkheid is essentieel. In deze business moeten we zes dagen per week op tijd zijn. Ons afleverschema biedt geen speling. Om half twee ’s nachts moet alles echt klaar staan.”

Niet alleen de ervaren werkdruk, maar ook de kosten dalen dankzij het Performance Dashboard. Dat heeft niet zozeer te maken met de beeldschermen die boven de verdeelstraten hangen, maar met de verbeterde mogelijkheden op het gebied van planning. “We kunnen nu veel strakker plannen dan voorheen. Toen lieten we de vier eindverdelers elke dag op een vast tijdstip starten, maar dat blijkt nu niet meer nodig te zijn. Op feestdagen planden we een extra eindverdeler in, maar het werd nooit exact duidelijk of die daadwerkelijk efficiënt bezig was. Nu kunnen we precies uitrekenen hoeveel manuren we daadwerkelijk nodig hebben om de verwachte hoeveelheden te verwerken. Op basis daarvan laten we de eindverdelers eerder of juist later  beginnen, afhankelijk van de voorspelde werklast.

Zonder stress

De twee beeldschermen zijn zo geplaatst dat de eindverdelers altijd op het Performance Dashboard kunnen kijken, welke kant ze ook oplopen. Het dashboard telt vier schermen die afwisselend worden getoond. Het eerste scherm laat bijvoorbeeld de productiviteit per verdeelstraat zien in het aantal verwerkte kratten per uur. Het vierde scherm toont de orderpicker hoeveel kratten hij in totaal moet verdelen en hoeveel kratten hij al heeft gedaan. “Dat laatste scherm biedt de belangrijkste informatie en tonen we het langst. Je kunt echter volledig zelf bepalen wat je laat zien en hoe lang.”

Een cruciale factor in het Performance Dashboard zijn de normtijden: de tijd die een eindverdeler gemiddeld nodig heeft om een stapel kratten te verdelen (de normtijden worden gespecificeerd per product). “De normtijd die we hanteren, zijn gebaseerd op historische landelijke data, ingebouwd door Pcdata. Dat is een normtijd die eindverdelers in staat stelt zonder stress hun werk te doen”, verzekert Boneschansker, die aangeeft dat de medewerkers wel hebben moeten wennen aan het Performance Dashboard. “Ze hebben moeten leren vertrouwen op het systeem.”

Kennis van tientallen bakkerijen

Op de vraag of de investering in het Performance Dashboard zich terugverdient, knikt Boneschansker instemmend. “De belangrijkste factor is de kostenverlaging als resultaat van de efficiëntere planning, maar ook de toegenomen rust op vloer en de grotere grip op het verdeelproces betalen zich terug”, aldus Boneschansker, die zich gelukkig prijst met een partner als Pcdata. “Zij denken intensief mee, bijvoorbeeld over de informatie die we wel of niet op de beeldschermen laten zien. Zij brengen kennis mee van tientallen bakkerijen over de hele wereld, en die delen ze graag. Over de service zijn we eveneens tevreden. Als ’s nachts een storing optreedt, is dat in een mum van tijd verholpen. Het lijkt alsof de mensen van Pcdata slapen met een laptop onder hun kussen.”