Performance Dashboard senkt Kosten und verbessert die Planungsfähigkeiten bei Borgesius

Jede Nacht um 1:30 Uhr beginnen die Fahrer der Borgesius-Bäckerei ihre Lastwagen zu beladen. Lange Zeit war dieser feste Zeitplan für die Endkommissionierer unheimlicher Stress. Allerdings ist der Versandbereich dank des Performance Dashboards von Pcdata nun ruhiger als je zuvor und die zusätzlichen Kosten wurden erheblich gesenkt. Willy Boneschansker von Borgesius: „Wir können jetzt wesentlich genauer planen als zuvor“.

Jeden Tag liefert Borgesius frische Brotprodukte an 128 große Supermärkte im Norden der Niederlande. Sie liefern Brot aus der eigenen Bäckerei in Veenoord sowie eine Vielzahl anderer Produkte, die in anderen Bake Five-Group-Bäckereien hergestellt werden. Diese Produkte werden auf Ladenebene Kommissioniert und nach Veenoord geliefert. „Crossdocking ermöglicht uns, diese Produkte mit unseren eigenen frischen Produkten zu kombinieren und diese in die Läden zu liefern. Insgesamt bieten wir eine Auswahl an 200 Produkten“, gibt Willy Boneschansker an, Standortmanager bei der niederländischen Bäckerei.

Die 19 Lastwagen von Borgesius fahren früh am Morgen los, um sicherzustellen, dass das Brot um 7:30 Uhr im Laden angeliefert wird.“ Somit hat das Ladenpersonal eine halbe Stunde vor Öffnung des Ladens Zeit, das Brot in die Regale zu legen. Wir können diesen engen Lieferzeitplan nur einhalten, wenn unsere Fahrer um 1:30 Uhr mit der Beladung ihrer Lastwagen beginnen. Bis dahin muss der Versand fertig sein“ so Boneschansker.

Grüner oder roter Bildschirm

Borgesius war eine der ersten Bäckereien in den Niederlanden, die mit Pcdata Gespräche zur Verwaltung ihres Vertriebsprozesses aufgenommen haben, und das bereits zu Beginn der neunziger Jahre. Distrib, das Lagermanagementsystem von Pcdata zeigt dem Kommissionierer an, wie die Brotbehälter auf die vier Versandbereiche aufgeteilt werden müssen. Dann gibt Distrib unter Verwendung eines Put-to-Light-Systems an, wie viele Einheiten von jedem Laden erhalten werden müssen.

Vor kurzem begann Borgesius mit der Verwendung des Pcdata Performance Dashboards. Zwei große Monitore, die sich über den Versandbereichen befinden, informieren das Team über seinen Fortschritt. Ein grüner Bildschirm bedeutet, dass sie in der Zeit sind. Ein roter Bildschirm bedeutet, dass sie dem Zeitplan hinterher hängen. „Jeder kann deutlich sehen, wann er fertig sein muss und ob er die Frist einzuhalten schafft.  Insbesondere um Feiertage oder während besonderer Veranstaltungen, wenn die Mengen größer sind, ist es immer unsicher, ob die Frist eingehalten wird“, erzählt Boneschansker.

Das Performance Dashboard hat eine gewisse Ruhe in die Abteilung gebracht, bemerkt der Standortmanager Veenoord. „Der Produktversand kann bisweilen sehr stressig sein. Besonders wenn man einen großen Stapel an Behältern vor sich sieht, der darauf wartet, versendet zu werden. Das Performance Dashboard lässt die Kommissionierer sehen, wie geschäftig es tatsächlich wird und ermöglicht ihnen, ihre Arbeitsbelastung und die Kaffeepausen entsprechend zu planen.

Engere Zeitplanung

Das Performance Dashboard bietet nicht nur Informationen für die Kommissionierer, auch die Vorgesetzten werden auf dem Laufenden gehalten. Wenn der Bildschirm anzeigt, dass ein Versandbereich durchgehend rot ist, kann der Vorgesetzte entweder einen weiteren Kommissionierer zuteilen oder aushelfen, bis der Bildschirm wieder grün wird. Boneschansker: „Die Flexibilität, Kommissionierer zuzuweisen, ist von wesentlicher Bedeutung.

Das Performance Dashboard reduziert nicht nur die Stressbelastung, sondern auch die Kosten. Nicht notwendigerweise durch die Monitore, die sich über den Versandbereichen befinden, sondern eher durch die Möglichkeit einer verbesserten Planung. „Wir können nun wesentlich knapper planen, als zuvor. Wir ließen unsere vier Kommissionierer täglich um 8:00 Uhr beginnen, unabhängig vom Auftragsvolumen. Während der Urlaubszeit planten wir einen zusätzlichen Arbeiter ein, allerdings war nie klar, ob dieser Komissionnierer tatsächlich effizient arbeitete. Mit dem Performance Dashboard können wir die Anzahl an Arbeitsstunden, die wir für den Versand des erwarteten Auftragsvolumens benötigen, genau berechnen. Infolgedessen beginnen unsere vier Endkommissionierer an geschäftigen Tagen, wie freitags, eine halbe Stunde früher, je nach der geschätzten Arbeitslast. Oder sie können eine halbe Stunde später beginnen, wenn das erwartete Volumen geringer ist.

Kein Stress

Die zwei Monitore sind so positioniert, dass die Endkommissionierer immer einen Blick auf das Performance Dashboard werfen können, unabhängig davon, auf welcher Seite sie gehen. Das Dashboard besitzt vier wechselnde Bildschirme. Der erste Bildschirm zeigt die Produktivität pro Versandbereich und die Anzahl der kommissionierten Körbe (Kisten). Der vierte Bildschirm gibt dem Kommissionierer die Anzahl an Körben (Kisten) an, die er noch kommissionieren muss sowie die Anzahl derer, die er bereits kommissioniert hat. Dieser finale Bildschirm enthält die wichtigsten Informationen und wird am längsten angezeigt. „Allerdings können Sie steuern, welchen Bildschirm Sie anzeigen möchten und für wie lange“.

Ein wichtiger Aspekt des Performance Dashboards sind die TAKT-Zeiten oder die Standardzeiten: die durchschnittliche Zeit, die vom Endkommissionierer benötigt wird, um einen Stapel Kisten zu kommissionieren (die Standardzeiten werden pro Aufgabe festgelegt). Je kürzer die Standardzeit, desto schneller müssen die Kommissionierer arbeiten, um einen Rückstand im Zeitplan zu vermeiden.  „Wir verwenden Standardzeiten, die auf historischen Daten und industriellen Parametern basieren. Diese Standardzeiten ermöglichen den Kommissionierer, ohne Stress zu arbeiten“, versichert Boneschansker, der bestätigt, dass sich die Mitarbeiter an das Performance Dashboard gewöhnen mussten. „Sie mussten lernen, dem System zu vertrauen.“

Kenntnisse von Dutzenden von Bäckereien

Auf die Frage, ob sich die Investition in das Performance Dashboard bezahlt macht, nickt Boneschansker. „Der wichtigste Faktor ist die Kostensenkung infolge einer effizienteren Planung, aber auch der reduzierte Stress und eine bessere Kontrolle über die Vertriebsprozesse sind Punkte, die Ihnen dabei helfen, einen ROI zu erhalten“, meint Boneschansker, der sagt, dass er sich glücklich schätzt, einen Partner wie Pcdata gefunden zu haben. „Pcdata denkt aktiv mit uns mit, beispielsweise bezüglich der Art von Informationen, die auf den Bildschirmen angezeigt werden sollten. Wir sind mit dem Service einfach zufrieden. Wenn nachts ein Problem auftritt, wird es umgehend behoben. Manchmal wirkt es so, als würden die Mitarbeiter von Pcdata mit dem Laptop unter dem Kissen schlafen.“